La facturation électronique, prévue pour devenir obligatoire dès janvier 2026, marque un tournant majeur pour les entreprises assujetties à la TVA. À compter de cette date, toutes les transactions B2B devront être effectuées par des factures électroniques structurées, transmises via le réseau sécurisé Peppol.
Cette réforme, bien que porteuse d’avantages importants, suscite encore de nombreuses questions.
- Qu’est-ce que la facturation électronique et comment cela marche ?
- Qui doit se conformer aux nouvelles exigences et à partir de quand ?
- Qui doit se conformer à l’obligation ?
- Comment préparer son entreprise à la facturation électronique via Peppol ?
- Que se passe-t-il si une entreprise ne se conforme pas à l’obligation ?
- Préparez-vous dès maintenant !
Qu’est-ce que la facturation électronique et comment cela marche ?
La facturation électronique (ou e‑facturation) désigne l’échange de factures sous un format numérique structuré, ce qui permet un traitement automatique des données. Contrairement aux factures PDF envoyées par email, les factures électroniques doivent être envoyées via un réseau sécurisé comme Peppol. Les informations, une fois envoyées, sont immédiatement exploitables par le logiciel de comptabilité du destinataire.
➡️ Contrairement à l’envoi d’un PDF par e‑mail, une e‑facture structurée utilise un format standardisé (gXML conforme à EN16931 / Peppol BIS) qui permet l’automatisation.
Sécurité et confidentialité des données
Le passage à la facturation électronique garantit une meilleure sécurité des données grâce à l’utilisation de plateformes certifiées et de réseaux sécurisés comme Peppol. Cela réduit le risque de fraude et d’erreurs humaines, garantissant une gestion plus transparente et efficace des factures.
| Exemple : Les données échangées via Peppol sont cryptées, ce qui assure leur protection contre les cyberattaques. |
Qui doit se conformer aux nouvelles exigences et à partir de quand ?
À partir du 1er janvier 2026, l’obligation concerne toutes les entreprises belges assujetties à la TVA. Cela inclut aussi bien les grandes entreprises que les PME et indépendants. Cette obligation ne concerne pas les factures envoyées aux particuliers, mais toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques structurées.
👉 Cela signifie que le format PDF ou papier ne sera plus légalement accepté pour des factures entre entreprises à compter de cette date.
Qui doit se conformer à l’obligation ?
✅ Obligatoire dès 2026 :
✔️ Entreprises belges assujetties à la TVA qui facturent d’autres entreprises (B2B),
✔️ Indépendants et travailleurs autonomes assujettis à la TVA,
✔️ ASBL (associations sans but lucratif) avec numéro de TVA qui facturent d’autres assujettis,
✔️ Professions libérales et sociétés patrimoniales avec TVA.
| ⚠️ Exceptions / exclusions possibles :❌ Entreprises non établies en Belgique (sans établissement stable) ne sont pas obligées de recevoir des e‑factures belges, ❌ Entreprises qui réalisent uniquement des opérations exonérées de TVA, ❌ Entreprises en faillite ou sous procédures spécifiques, ❌ Facturation à des particuliers (B2C) — pas obligatoire (sauf si client accepte volontairement une e‑facture). |
Comment préparer son entreprise à la facturation électronique via Peppol ?
Voici les étapes à suivre pour préparer votre entreprise à la facturation électronique via Peppol avant l’obligation de 2026 :
- Vérifiez la compatibilité de votre logiciel actuel
Assurez‑vous que votre logiciel de facturation ou ERP peut générer et traiter des factures structurées au format Peppol (Peppol BIS / UBL XML). Si ce n’est pas le cas, planifiez une mise à niveau ou un remplacement,
- Choisissez un point d’accès Peppol certifié
Vous ne pouvez pas vous connecter directement à Peppol sans passer par un prestataire agréé (Access Point). Choisissez un fournisseur qui correspond à vos besoins (intégration, support, coûts),
- Enregistrez‑vous sur le réseau Peppol
Avec l’aide de votre logiciel ou access point, obtenez votre identifiant Peppol (souvent basé sur votre numéro de TVA), ce qui vous permettra d’envoyer et de recevoir des e‑factures,
- Mettez à jour vos données clients/fournisseurs
Vérifiez que toutes vos informations (raison sociale, adresse, numéro de TVA, identifiants Peppol) sont complètes dans votre base de données pour garantir un échange fluide de factures,
- Testez avec une e‑facture pilote
Avant le déploiement complet, envoyez et recevez une facture de test via Peppol pour assurer que tout fonctionne correctement et que les données sont acceptées par les destinataires,
- Formez votre équipe comptable et administrative
Faites des sessions de formation pour que les personnes impliquées comprennent le nouveau flux de facturation, la lecture des statuts d’e‑factures et l’archivage électronique,
- Mettez à jour vos conditions générales & contrats
Adaptez vos CGV/CGU et vos contrats fournisseurs/clients pour mentionner l’utilisation obligatoire de factures électroniques via Peppol,
- Documentez vos processus internes
Élaborez une procédure claire pour l’émission, la réception, l’archivage et le suivi des e‑factures, afin de minimiser les erreurs et faciliter les audits futurs,
- Planifiez une surveillance continue
Une fois en production, surveillez régulièrement les flux d’e‑factures, traitez rapidement les rejets ou erreurs et assurez‑vous que vos partenaires sont également conformes.
Mesures de soutien pour les petites entreprises pendant la transition
Pour aider les PME et indépendants à s’adapter, plusieurs mesures fiscales de soutien ont été mises en place. À partir de janvier 2025, une déduction fiscale de 20% pour les investissements numériques sera applicable, et les petites entreprises pourront bénéficier d’une déduction de 120% pour les logiciels de facturation électronique, entre 2024 et 2027. Cela inclut notamment :
- Les coûts de logiciels compatibles avec Peppol,
- Les frais de formation et de consultance pour la mise en place du système,
- Les frais d’abonnement pour les services ou logiciels de facturation électronique.
Que se passe-t-il si une entreprise ne se conforme pas à l’obligation ?
En Belgique, des amendes sont prévues en cas de non-respect de l’obligation de facturation électronique : environ 1 500 € pour la première infraction, 3 000 € pour la deuxième, et 5 000 € pour les infractions suivantes.
Cependant, des périodes de tolérance ou des mesures de repli peuvent être appliquées temporairement, à condition que l’entreprise ait démontré des efforts pour se conformer à la nouvelle réglementation.
Facturation électronique transfrontalière : Que faut-il savoir ?
Le système de facturation électronique transfrontalière au sein de l’UE (notamment la Belgique, l’Allemagne, la Suède, le Danemark, l’Irlande, la Norvège, la Finlande et l’Autriche) et avec les pays hors du réseau Peppol est encore en développement. D’autres pays, comme les Pays‑Bas, la France et l’Italie, utilisent des plateformes nationales pour la facturation électronique publique, mais celles‑ci sont souvent interopérables avec le réseau Peppol. Par exemple, la France utilise Chorus Pro pour les marchés publics tout en supportant l’intégration Peppol pour recevoir des e‑factures, et l’Italie a mis en place son système SDI, compatible avec les normes Peppol et les formats XML structurés.
| L’existence de différents systèmes n’empêche donc généralement pas les échanges : les solutions logicielles et certains services de conversion/interopérabilité permettent de transformer ou router des factures entre formats nationaux et le réseau Peppol. |
Où trouver des directives officielles pour facturation électronique ?
Pour garantir une conformité totale, les entreprises peuvent consulter les directives officielles et les ressources proposées par le site officiel de la facturation électronique en Belgique. Ce site propose des documents détaillés, des guides d’intégration et des liens vers des logiciels certifiés.
Préparez-vous dès maintenant !
La facturation électronique obligatoire dès janvier 2026 représente une grande opportunité pour les entreprises, mais aussi un défi à relever. En anticipant cette réforme, vous garantissez une transition fluide et évitez des amendes coûteuses.
N’attendez plus pour choisir votre solution de facturation électronique et assurez-vous de respecter les normes en vigueur.
FAQ
Puis‑je encore envoyer des PDFs après 2026 ?
Non. Entre entreprises belges assujetties à la TVA, seules les e‑factures structurées via Peppol sont valides.
Mon client ou fournisseur n’est pas encore connecté à Peppol : que faire ?
Vous pouvez parfois utiliser une mesure de repli temporaire, mais il est crucial de documenter vos démarches de conformité.
La facturation à des particuliers est‑elle concernée ?
Non. L’obligation B2B ne s’applique pas pour les clients particuliers (B2C).
Quel est le coût d’utilisation de Peppol ?
Le réseau Peppol en lui-même ne comporte pas de frais, mais pour l’utiliser, vous devez avoir un logiciel compatible. Les coûts varient selon le logiciel de facturation choisi et les fonctionnalités supplémentaires que vous souhaitez intégrer, comme la gestion automatisée des factures ou l’intégration avec d’autres systèmes comptables.
Comment facturer les administrations publiques (B2G) ?
Pour facturer une administration publique en Belgique (B2G), vous devez obligatoirement envoyer une facture électronique structurée via le réseau Peppol ou la plateforme Mercurius, qui est utilisée par les administrations pour recevoir et traiter les factures. Votre logiciel de facturation doit générer des factures au format XML UBL compatibles avec Peppol. Une fois la facture émise, elle est envoyée via un point d’accès Peppol certifié ou directement sur le portail Mercurius.
