Comment calculer les indemnités de déplacements professionnels ?

Les indemnités de déplacements professionnels en Belgique jouent un rôle clé dans la compensation des frais liés aux missions, réunions, formations ou déplacements ponctuels effectués en dehors du lieu de travail habituel.

En 2025, face à la hausse des coûts de mobilité, il est essentiel de comprendre comment ces indemnités fonctionnent, qui peut en bénéficier, quelles dépenses elles couvrent, et selon quelles modalités elles sont calculées. Entre indemnité kilométrique, frais réels, remboursement forfaitaire ou barèmes indexés, salariés, indépendants et employeurs doivent composer avec une réglementation précise et en constante évolution.

Qu’est-ce que les indemnités de déplacements professionnels ?

Une indemnité de déplacement professionnel est une compensation financière versée par l’employeur ou déduite par un indépendant pour couvrir les frais engagés lors de déplacements effectués dans le cadre du travail, en dehors du lieu habituel d’occupation.

Elle concerne par exemple :

• les visites de clients,
• les formations externes,
• les réunions hors site,
• les missions ou services effectués sur le terrain

Outre les indemnités de déplacement professionnels, s’ajoutent des dispositifs publics tels que les aides à la mobilité, les abonnements TEC à tarif réduit, l’Omnipas de De Lijn (25-64 ans), ou encore des réductions familiales pour aider parents, jeunes et enfants à se déplacer à moindre coût.

Quelle est la différence avec les déplacements domicile-lieu de travail ?

Les déplacements professionnels (missions, chantiers, réunions, etc.) sont remboursés via une indemnité kilométrique, tandis que les trajets domicile-travail obéissent à des règles spécifiques selon le secteur, le mode de transport et les conventions collectives : 0,27 €/km à vélo (max 40 km/jour), 75 à 80 % de remboursement en transports en commun, ou indemnité fixée par la commission paritaire pour la voiture personnelle.

Ces indemnités ne couvrent pas les trajets domicile-travail, qui relèvent d’un autre régime réglementaire. Cette distinction est essentielle pour bien comprendre la fiscalité et les règles applicables.

Les indemnités de déplacement professionnels peuvent parfois être remplacées, dans certaines entreprises, par un système plus flexible comme le budget mobilité, qui couvre non seulement les frais de transport mais aussi le vélo, le logement ou une voiture écologique via un budget annuel défini selon le TCO.

Qui peut bénéficier des indemnités de déplacements professionnels et dans quelles conditions ?

Voici les différentes exigences pour chaque statut :

✅ Salariés

Les travailleurs salariés peuvent percevoir des indemnités kilométriques pour l’usage de leur véhicule personnel (voiture, moto, vélo…) durant les heures de travail, à condition que le déplacement soit nécessaire à la mission.

✅ Fonctionnaires

Ils bénéficient des mêmes droits, avec un barème propre à l’administration publique, souvent utilisé comme référence.

✅ Indépendants

Les indépendants et professions libérales peuvent déduire les frais de déplacement au km de leur revenu imposable, selon le même barème que les fonctionnaires s’ils utilisent un véhicule privé.

Des primes sont également disponibles pour l’acquisition d’un vélo : modalités, conditions et démarches à connaître sont présentées en détail dans notre guide complet.

Quels frais sont couverts par les indemnités de déplacements professionnels ?

L’indemnité kilométrique couvre l’ensemble des coûts liés à l’usage d’un véhicule personnel pour des raisons professionnelles, notamment le carburant, l’assurance, l’entretien, l’amortissement, et l’usure.

Les frais de parking et de péage ne sont pas inclus et peuvent être remboursés en plus, sur base de justificatifs.

Pour vous aider à optimiser vos frais professionnels, pensez à consulter nos articles pratiques sur les solutions de parking gratuit à Liège, ou encore sur les parkings gratuits à Bruxelles, pour stationner malin sans frais inutiles lors de vos déplacements en ville.

Comment calculer les indemnités de déplacement professionnels ?

Ces montants sont considérés comme plafonds exonérés d’impôts et de cotisations sociales, tant pour le salarié que pour l’employeur.

Deux méthodes sont possibles :

1. Forfait kilométrique

Les montants de l’indemnité kilométrique en 2025 sont fixés par l’État et révisés trimestriellement ou annuellement.

Ces montants s’appliquent aux travailleurs utilisant leur véhicule personnel à des fins professionnelles. Aucune preuve individuelle n’est requise si vous respectez le montant maximum.

ET POUR LES INDÉPENDANTS ?

Exemple de calcul :

Un consultant effectue 850 km au 3e trimestre 2025 : 850 × 0,4309 = 366,27 €

Cette somme est déductible dans sa déclaration fiscale en tant que frais professionnels.

L’indépendant doit pouvoir prouver que ces kilomètres ont été effectués à des fins professionnelles.

2. Remboursement sur base de frais réels

Il faut fournir toutes les preuves de dépenses (tickets carburant, factures, entretien, etc.).

Il faut conserver un registre précis des trajets :

Cette méthode est plus lourde administrativement, mais peut être avantageuse pour des véhicules très coûteux.

Comment demander les indemnités de déplacements professionnels ?

Pour obtenir un remboursement efficace, il est essentiel de rédiger une demande claire mentionnant votre identité, la période concernée, le motif des déplacements et le montant sollicité. Joignez systématiquement les justificatifs nécessaires (notes de frais, carnets de route, tickets).

Privilégiez un mode d’envoi traçable (e-mail ou courrier recommandé) et conservez une copie de votre demande pour tout éventuel contrôle.

Exemple de lettre de demande de remboursement des frais de déplacements professionnels

Voici un exemple de demande de lettre de demande de remboursement des frais de déplacement professionnel, à télécharger directement en WORD et PDF :

Remboursement des frais de déplacement professionnels

Les indemnités de déplacement professionnel en Belgique constituent un levier important de protection du pouvoir d’achat des travailleurs et un moyen d’optimisation fiscale pour les indépendants et les entreprises.

Que vous soyez salarié, indépendant ou employeur, une gestion rigoureuse et transparente permet à la fois de réduire les charges fiscales, de compenser les frais réels et d’éviter tout redressement en cas de contrôle.

En cas de vol annulé ou retardé, vous pourriez avoir droit à une compensation. Découvrez dans notre article complet les droits des passagers en Belgique et les étapes à suivre pour faire valoir votre indemnisation.

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